Las facturas de agencia suelen combinar trabajos que el cliente aprueba de formas distintas: una iguala periódica, un hito, producción y costes de terceros. Mantener visibles estas categorías facilita comparar la factura con el alcance y el historial de aprobaciones.
No se trata de mostrar cada detalle interno, sino de ofrecer la estructura suficiente para que el cliente reconozca y apruebe cada cargo.
Separa igualas, proyectos y costes externos
Crea una factura acorde al proceso de aprobación del cliente y revisa el PDF completo antes de enviarlo.
Prueba InvCreate gratisIgualas mensuales
Nombra el servicio y el periodo:
Iguala de marca y campañas — periodo de octubre — 4.500 EUR
Si el cliente aprobó trabajo fuera de la iguala, añádelo en otra partida en vez de aumentar el importe recurrente sin explicación.
Hitos de proyecto
Relaciona el cargo con un entregable reconocible:
Rediseño web — hito 2 de 3: sistema visual y diseños responsive aprobados — 6.000 EUR
Añade el proyecto o pedido del cliente. Las etiquetas internas como «fase B» no ayudan si no aparecen también en el acuerdo.
Producción y costes de terceros
Separa los honorarios de la agencia de los costes externos cuando se hayan aprobado y reciban un tratamiento distinto:
- Honorarios de producción de campaña — 2.400 EUR
- Recursos de stock con licencia, aprobados el 4 de octubre — 320 EUR
- Sesión externa de locución, presupuesto aprobado VO-18 — 650 EUR
Indica si se trata de un coste real o de una estimación aprobada. El margen y los impuestos dependen del acuerdo y de la jurisdicción.
Comprueba la ruta de aprobación
Verifica:
- entidad y contacto de facturación correctos;
- campaña, proyecto, pedido o centro de coste;
- periodo de iguala o hito completado;
- aprobación de trabajo adicional;
- justificantes de costes reembolsables;
- cantidades, tarifas, monedas, impuestos y totales;
- vencimiento e instrucciones de pago.
Esta revisión es especialmente importante si quien prepara la factura no recibió directamente la aprobación.
Mantén visibles los saldos de los clientes
La facturación puede parecer saludable mientras varias facturas grandes siguen pendientes. Separa los totales facturados de los pagos recibidos, registra los pagos parciales y revisa los saldos vencidos por cliente.
Utiliza la analítica para el resumen y un informe por periodo cuando necesites registros detallados fuera del panel. La factura original debe seguir siendo el documento fuente.
Haz comprensible una facturación compleja
Organiza los cargos, crea el PDF para el cliente y mantén la factura vinculada a su estado de pago.
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