Agenturní faktury často kombinují práci, kterou klient schvaluje různými způsoby: pravidelný paušál, projektový milník, produkční práci a náklady třetích stran. Viditelné oddělení těchto kategorií usnadní porovnání faktury se zadáním i historií schválení.
Cílem není uvést každý interní detail. Faktura má obsahovat dostatek informací, aby klient jednotlivé částky poznal a mohl je schválit.
Oddělte paušály, projektové odměny a externí náklady
Sestavte fakturu podle schvalovacího procesu klienta a před odesláním zkontrolujte celé PDF.
Vyzkoušet InvCreate zdarmaMěsíční paušály
Pojmenujte službu a období:
Paušál za podporu značky a kampaní — fakturační období říjen — 112 500 Kč
Práci nad rámec paušálu, kterou klient schválil samostatně, uveďte na jiném řádku. Nezvyšujte bez vysvětlení opakovanou částku.
Projektové milníky
Propojte částku s výstupem, který klient pozná:
Redesign webu — milník 2 ze 3: schválený vizuální systém a návrhy responzivních stránek — 150 000 Kč
Doplňte projektovou referenci nebo číslo objednávky klienta. Interní označení jako „fáze B“ nepomůže, pokud není uvedeno také ve smlouvě.
Produkční a externí náklady
Pokud byly schváleny a smlouva s nimi pracuje odlišně, oddělte odměnu agentury od externích nákladů:
- Produkční odměna za kampaň — 60 000 Kč
- Licence k fotobankám, schváleno 4. října — 8 000 Kč
- Externí nahrávání voice-overu, schválená kalkulace VO-18 — 16 250 Kč
Uveďte, zda jde o skutečně vzniklý náklad, nebo schválený odhad. Přirážka i daňové zacházení závisí na smlouvě a jurisdikci, proto se řiďte schválenými podmínkami, nikoli obecným pravidlem.
Před odesláním zkontrolujte cestu ke schválení
Ověřte:
- správnou právnickou osobu klienta a fakturační kontakt;
- kampaň, projekt, objednávku nebo nákladové středisko;
- období paušálu nebo dokončení milníku;
- schválení dodatečné práce;
- podklady k propláceným nákladům;
- množství, sazby, měny, daně a součty;
- splatnost a platební pokyny.
Tato kontrola je zvlášť důležitá, když fakturu připravuje někdo jiný než člověk, který od klienta obdržel schválení.
Mějte přehled o zůstatcích jednotlivých klientů
Fakturace agentury může na první pohled vypadat zdravě, i když několik velkých faktur zůstává nezaplaceno. Oddělujte fakturované částky od přijatých plateb, evidujte částečné úhrady a pravidelně kontrolujte zůstatky po splatnosti podle zákazníků.
Analytiku použijte pro souhrnný pohled a report za období tehdy, když potřebujete podrobné záznamy mimo přehled. Původní faktura má zůstat zdrojovým dokladem pro oba pohledy.
Udržte složitou fakturaci klientům srozumitelnou
Uspořádejte jednotlivé částky, vytvořte PDF pro klienta a ponechte fakturu propojenou se stavem platby.
Vyzkoušet InvCreate zdarma