Sledování plateb, upomínky a analytika faktur

Faktura zaznamenává, kolik jste po zákazníkovi požadovali. Sama ale nepotvrzuje, že peníze dorazily. Sledování plateb propojuje původní doklad s přijatou částkou, zbývajícím zůstatkem a datem splatnosti.

InvCreate vás může upozornit, když je faktura po splatnosti, abyste se zákazníkovi nezapomněli ozvat. Zprávu klientovi neposílá automaticky: její obsah i okamžik odeslání zůstávají ve vašich rukou.

Mějte nezaplacenou částku stále na očích

Evidujte platby u konkrétní faktury, sledujte zbývající zůstatek a nechte se upozornit, když nastane čas na další krok.

Vyzkoušet InvCreate zdarma

Pracujte se stavy, které vedou ke konkrétní akci

Nezaplaceno: k faktuře zatím není evidována žádná platba.
Částečně zaplaceno: část peněz dorazila, zbytek stále chybí.
Zaplaceno: celá částka faktury je evidována jako přijatá.
Po splatnosti: datum splatnosti uplynulo a část zůstatku stále není uhrazena.

Pokud zákazník uhradí 18 750 Kč z faktury na 50 000 Kč, zaznamenejte platbu a v další komunikaci pracujte se zbývajícími 31 250 Kč. Nežádejte znovu celou původní částku.

Každý týden projděte neuhrazené faktury

Použijte jednoduchou rutinu:

zkontrolujte platby přijaté od poslední kontroly;
přiřaďte každou platbu ke správné faktuře;
vyhledejte faktury před splatností a po splatnosti;
ověřte, že zákazník doklad obdržel a má vše potřebné ke zpracování;
pokud je potřeba, pošlete připomenutí.

Načasování upomínek přizpůsobte vztahu se zákazníkem a dohodnutým podmínkám. Nejde o univerzální právní postup vymáhání.

Napište upomínku tak, aby na ni šlo snadno reagovat

Uveďte číslo faktury, nezaplacený zůstatek, původní datum splatnosti, platební údaje a možnost nahlásit problém.

Předmět: Faktura 2026-2041 — zbývá uhradit 31 250 Kč

Dobrý den, paní Nováková, podle naší evidence zbývá u faktury 2026-2041 uhradit 31 250 Kč. Faktura byla splatná 9. října a pro usnadnění ji znovu přikládám. Dejte mi prosím vědět, pokud už byla platba odeslána nebo pokud k jejímu zpracování potřebujete další podklady. Děkuji.

Zprávu držte věcnou. Před odesláním zkontrolujte, zda mezitím nedorazila platba, nebyl vystaven dobropis nebo zákazník nereklamoval plnění či fakturační údaje.

Nezaměňujte fakturované částky za přijaté peníze

Tyto údaje odpovídají na různé otázky:

Vyfakturováno: hodnota faktur vystavených ve zvoleném období.
Inkaso: platby evidované ve zvoleném období.
Neuhrazeno: zůstatek na nezaplacených nebo částečně zaplacených fakturách.
Po splatnosti: neuhrazený zůstatek, jehož datum splatnosti již uplynulo.

Vysoká fakturovaná částka a nižší inkaso za stejný měsíc mohou odrážet běžnou splatnost, faktury po splatnosti nebo dosud nezaevidované platby. Souhrn ukáže, kde hledat; konkrétní faktury vysvětlí, co se skutečně stalo.

Pokud fakturujete ve více měnách, ponechte u každého dokladu jeho původní měnu. Přepočtený přehled berte jako analytický pohled, nikoli jako náhradu zdrojové faktury.

Vězte, co jste vyfakturovali a co skutečně přišlo

Udržujte platby propojené s fakturami a zařaďte kontrolu dokladů po splatnosti do běžného pracovního týdne.