Nejtěžší na fakturaci obvykle není vytvořit jeden dokument. Náročnější je celý postup opakovat přesně, zatímco pracujete pro klienty, řídíte firmu a snažíte se nezapomenout na doklady, které stále čekají na úhradu.
Funkční systém má tři části: přizpůsobit fakturu dohodě, opakovaně používat pouze skutečně stabilní údaje a pravidelně kontrolovat nezaplacené zůstatky.
Fakturujte, dokud máte detaily zakázky v čerstvé paměti
Použijte uložené firemní údaje, zkontrolujte aktuální transakci a ponechte fakturu dostupnou i po odeslání.
Vyzkoušet InvCreate zdarmaPřizpůsobte fakturu způsobu účtování
Práce účtovaná za hodinu nebo den
Uveďte období, počet hodin či dnů a sazbu. Například: „UX konzultace — 12 hodin × 3 000 Kč“. Pokud zákazník očekává výpočet podle času, neuvádějte pouze celkovou částku.
Projekty s pevnou cenou
Pojmenujte sjednaný výstup nebo fázi: „Analýza webu a schválená mapa stránek — 1. fáze“. Zákazník by neměl hádat, co znamenají „profesionální služby“.
Paušály
Uveďte období a službu: „Paušál za marketingovou podporu — fakturační období říjen“. Samostatně schválenou práci nad rámec paušálu vypište zvlášť.
Produkty nebo opakované služby
Uveďte rozpoznatelnou položku, množství a jednotkovou cenu. Množství i cenu znovu zkontrolujte, i když vycházíte ze starší faktury.
Opakujte stabilní údaje, ne staré chyby
Uložené údaje dodavatele, zákazníka a položek omezí přepisování. Duplikovaná faktura je ale pořád jen výchozí bod.
Před odesláním ověřte číslo faktury, data, právnickou osobu zákazníka, název projektu, množství, sazby, měnu, daňové zacházení a platební pokyny. Firemní údaje mohou zůstat stejné celé měsíce; detaily transakce se mohou změnit pokaždé.
Jednou týdně krátce zkontrolujte platby
Vyberte si jeden den v týdnu a:
- projděte faktury blížící se splatnosti;
- najděte neuhrazené zůstatky a doklady po splatnosti;
- zapište každou úplnou či částečnou platbu;
- ověřte, zda faktura dorazila správnému kontaktu;
- připomeňte se tam, kde je potřeba akce zákazníka.
Tím oddělíte vyfakturovanou práci od přijatých peněz a neurčitou vzpomínku „tenhle klient mi asi stále dluží“ nahradíte konkrétní fakturou a aktuálním zůstatkem.
Před odesláním si položte čtyři otázky
- Pozná zákazník, za co platí?
- Vidí, jak byla částka vypočtena?
- Ví, kdy a jak má zaplatit?
- Odpovídá faktura dohodě a místním požadavkům?
Pokud jsou všechny čtyři odpovědi jasné, je doklad užitečnější pro obě strany.
Nenechávejte fakturaci na konec dlouhého pracovního dne
Vytvořte fakturu, ponechte upravitelný záznam a vraťte se k němu, až dorazí platba nebo bude potřeba připomenutí.
Vyzkoušet InvCreate zdarma