Suivi des paiements, relances et analyses

Une facture indique la somme demandée au client ; elle ne prouve pas que l’argent est arrivé. Le suivi relie la facture d’origine au montant reçu, au solde restant et à l’échéance.

InvCreate peut vous avertir lorsqu’une facture est en retard afin que vous pensiez à contacter le client. Vous gardez la maîtrise de la communication : l’application n’envoie pas automatiquement de message au client sans votre intervention.

Gardez le solde restant visible

Enregistrez les règlements sur la facture, voyez ce qui reste dû et recevez un rappel lorsqu’une relance est nécessaire.

Essayez InvCreate gratuitement

Utilisez des statuts qui déclenchent une action

Impayée : aucun règlement enregistré.
Partiellement payée : une partie a été reçue et un solde demeure.
Payée : la totalité a été enregistrée comme reçue.
En retard : l’échéance est passée alors qu’un solde subsiste.

Si un client règle 750 EUR sur une facture de 2 000 EUR, enregistrez ce paiement et mentionnez le solde de 1 250 EUR dans la relance, pas le total initial.

Examinez les impayés chaque semaine

Suivez une routine simple :

Vérifiez les règlements reçus depuis le dernier contrôle.
Rattachez chaque paiement à la bonne facture.
Repérez les factures bientôt dues et celles déjà en retard.
Confirmez que le client a reçu le document et dispose des éléments nécessaires.
Envoyez une relance lorsqu’une action est requise.

Le rythme des relances doit correspondre à la relation client et aux conditions convenues ; ce n’est pas une procédure juridique universelle de recouvrement.

Facilitez l’action du client

Indiquez le numéro de facture, le solde, l’échéance initiale, les modalités de paiement et un moyen de signaler un problème.

Objet : facture INV-2041 — solde de 1 250 EUR

Bonjour Maya, nos registres indiquent un solde de 1 250 EUR sur la facture INV-2041, arrivée à échéance le 9 octobre. Je joins à nouveau la facture. Merci de me préciser si le règlement a déjà été envoyé ou si votre équipe a besoin d’informations complémentaires.

Restez factuel et vérifiez auparavant tout paiement récent, avoir, problème de livraison ou litige.

Ne confondez pas facturation et encaissement

Ces chiffres répondent à des questions différentes :

Facturé : valeur des factures émises sur la période.
Encaissé : paiements enregistrés sur la période.
À recevoir : solde des factures impayées ou partiellement payées.
En retard : solde dont l’échéance est dépassée.

Un mois très facturé mais moins encaissé peut refléter les délais normaux, des retards ou des paiements non enregistrés. La synthèse indique où regarder ; les factures expliquent ce qui s’est passé.

Pour plusieurs devises, conservez la devise d’origine sur chaque facture. Une vue convertie est un outil d’analyse, pas un remplacement du document source.

Sachez ce qui a été facturé et réellement encaissé

Gardez les paiements liés à leurs factures et intégrez le suivi des retards à votre routine.