Una factura clara ayuda al cliente a reconocer el trabajo, comprobar el importe y saber cuándo y cómo pagar. La forma más sencilla de crearla es seguir siempre la misma secuencia: partir del acuerdo, registrar la operación con precisión y revisar el documento terminado antes de compartirlo.
Los requisitos legales y fiscales concretos dependen de dónde estén establecidos tu negocio y tu cliente. Estos pasos explican un flujo de trabajo práctico, pero no sustituyen las indicaciones de la autoridad competente o de tu asesoría.
¿Todo listo para crear la factura?
Añade el cliente, introduce el trabajo, revisa el PDF y conserva la factura en InvCreate para hacer el seguimiento del pago.
Prueba InvCreate gratis1. Reúne la información que respalda la factura
Antes de abrir el editor, ten a mano el acuerdo, el presupuesto aprobado, el registro de horas, el albarán o el resumen del proyecto. Confirma quién paga, qué se entregó, el precio acordado, la moneda, las condiciones de pago y cualquier referencia de pedido o proyecto.
Es más rápido y seguro que intentar reconstruir el trabajo de memoria cuando ya ha terminado.
2. Añade los datos del proveedor y del cliente
Utiliza las razones sociales, direcciones, datos de contacto e identificadores registrales o fiscales que correspondan a la operación. En clientes grandes, comprueba la entidad de facturación y la dirección de cuentas a pagar: no des por hecho que coinciden con tu contacto habitual.
3. Asigna el número y las fechas
Da a la factura un número único que siga tu secuencia habitual. Añade la fecha de emisión, la fecha de vencimiento y, cuando ayude a explicar el cargo, el periodo del servicio o la entrega.
Una fecha de vencimiento concreta suele ser más clara que depender solo de fórmulas como «pago a 14 días», sobre todo si la factura debe pasar por un proceso de aprobación.
4. Describe el trabajo con partidas reconocibles
Una buena partida indica qué está pagando el cliente y cómo se calculó el importe.
En lugar de:
Trabajo de diseño — 1.200 USD
Escribe:
Taller de marca y dos propuestas de logotipo, fase 1 — 1 × 1.200 USD
Para trabajo por horas, muestra la unidad y la tarifa: «Consultoría UX — 12 horas × 120 EUR». Para un hito, nombra el entregable y la fase. Para productos, incluye un nombre reconocible, la cantidad y el precio unitario.
5. Comprueba moneda, descuentos e impuestos
Confirma que la moneda coincide con el acuerdo. Revisa los descuentos y tipos impositivos en vez de copiarlos sin más de una factura anterior. Una app puede calcular a partir de los valores introducidos, pero no decidir el tratamiento legal o fiscal correcto de la operación.
6. Indica las condiciones e instrucciones de pago
Explica cuándo vence el pago y cómo realizarlo. Según tu proceso, puede incluir datos bancarios, una referencia de pago, un método aceptado o un contacto de facturación. Añade el pedido o código de proyecto cuando el cliente lo exija.
7. Revisa antes de exportar
Comprueba la factura tal como la verá el cliente:
- identidad del proveedor y del cliente;
- número, fecha de emisión, vencimiento y periodo del servicio;
- descripciones, cantidades, tarifas y cálculos;
- moneda, descuentos, impuestos, subtotal y total;
- referencia de pedido o proyecto;
- instrucciones de pago;
- saltos de página y descripciones largas.
Guardar y exportar sirven para cosas distintas. Guardar conserva el registro editable para retomarlo más adelante. Exportar crea el PDF que envías o compartes.
Después del envío, mantén la factura vinculada a su estado de pago. Registra el importe recibido, deja visible cualquier saldo pendiente y haz seguimiento cuando haya pasado el vencimiento.
Crea la factura mientras los detalles están recientes
Prepara la factura, revisa el PDF, compártelo con el cliente y vuelve más tarde para registrar el pago.
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